Возможен ли обмен документами с контрагентами в электронном виде? И будет ли такой обмен юридически-значимым? Реально ли перевести компанию в “paper-free” формат? И что нужно для этого сделать?

Такими вопросами задается каждая компания при переходе от бумажного документооборота к электронному. И наличие таких вопросов обосновано, поскольку уровень доверия к электронным документам и электронному обмену пока остается невысоким.

Поэтому многие компании не торопятся полностью отказываться от уже привычных бумажных носителей. Одной из главных причин является — отсутствие на документе привычной подписи, подтверждающей его достоверность.

В безбумажных документах именно электронная цифровая подпись (ЭЦП) выступает аналогом собственноручной подписи. Но является ли документ, подписанный ЭЦП, легитимным? Попробуем разобраться во всех юридических тонкостях  данного вопроса.

Собственноручная подпись = ЭЦП?

Первым делом обратимся к действующему законодательству. Так, Законом РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» предусмотрено, что «электронный документ, удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе».

Таким образом, электронный документ, подписанный ЭЦП, равен по своему юридическому значению «классическому» бумажному документу с «живой» подписью. И ЭЦП и собственноручная подпись гарантируют, что документ подписан именно тем человеком, который указан в качестве подписанта этого документа. При этом ЭЦП подтверждает тот факт, что электронный документ уже не может быть изменен никаким образом после его подписания. Электронная подпись призвана защитить цифровой документ от подделки, а подписанные документы, полностью соответствуют требованиям легитимности.

Виды ЭЦП

Однако есть один нюанс: существует различие между ЭЦП физического лица и ЭЦП юридического лица. В случае подписания документов от имени организации должна использоваться только юридическая ЭЦП. Она приобретается для сотрудника самой компанией. Сам сотрудник самостоятельно получить её в ЦОН как свою личную подпись не может.

Для справки, существуют следующие виды юридической ЭЦП в соответствии с законодательством РК:

  • ЭЦП первого руководителя юридического лица;
  • ЭЦП сотрудника с правом подписи;
  • ЭЦП сотрудника с правом подписи финансовых документов;
  • ЭЦП сотрудника отдела кадров;
  • ЭЦП сотрудника организации.

Где можно использовать ЭЦП?

Поскольку ЭЦП может полностью заменить собственноручную подпись,
ее можно использовать как в рамках внутреннего документооборота компании, так и при внешнем взаимодействии с контрагентами.

ЭЦП в рамках внутренних процессов компании

При организации внутреннего документооборота предприятий ЭЦП имеет ряд преимуществ, поскольку процесс подписания документов становится быстрым и прозрачным, по сравнению с работой «на бумаге». Достигается экономия времени при оформлении документов, работе с внутренними запросами и поручениями.

К примеру, создание ряда кадровых документов, таких как заявления на аванс, на отпуск, командировку, увольнение и др. предполагает последовательное согласование и подписание несколькими лицами – сотрудником, иницирующим запрос, HR-специалистом, бухгалтером, директором отдела и руководителем компании.

В бумажном формате документооборота данный процесс занимает большое количество времени сотрудников, неэффективно затрачиваемого на ожидание руководителей. Не говоря уже об исправлении замечаний, повторной печати документов или возможной утери документов.

Согласование и подписание документов в электронном виде посредством ЭЦП значительно упрощает процесс за счет возможности удаленного доступа работы над документом. Все происходит непосредственно в системе: каждой согласующей стороне приходит уведомление, поэтому нет необходимости распечатывать документ и относить его на подпись в каждый отдел. Значительно сокращаются трудозатраты и временные издержки.

С чего лучше начать перевод бумажного делопроизводства в электронный вид?

Процесс перехода с бумажного на электронный документооборот состоит из нескольких этапов:

  • Выбор и внедрение системы электронного документооборота;
  • Принятие ряда внутренних нормативных документов, регулирующих процесс электронного документооборота;
  • Приобретение электронных цифровых подписей для пользователей системы;

Стоит заметить, что принятие внутренних нормативных документов является очень важным этапом, который позволяет:

  • урегулировать процесс электронного документооборота в компании;
  • определить порядок получения ЭЦП и ответственного лица;
  • установить правила использования ЭЦП сотрудниками компании и их ответственность;
  • определить тех сотрудников, которые могут иметь право подписывать с ЭЦП электронные документы и совершать от имени компании электронные сделки.

Примерами таких внутренних документов могут служить следующие документы: «Приказ об использовании системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов»,  «Приказ о порядке работы в СЭД» и т.п. 

Принятие этих документов позволяет минимизировать риски несанкционированного использования электронной подписи и закрепить ответственность за лицами, которым дано право использовать ЭЦП от имени компании.

Обмен документами в электронном виде посредством ЭЦП

На сегодняшний день в Казахстане большинство компаний уже знакомы с понятием «система электронного документооборота», и используют её для автоматизации внутренних бизнес-процессов.

Но когда необходимо отправить документ контрагенту компании используют бумажный формат взаимодействия: распечатывают документ и отправляют его почтой. Это, конечно, снижает эффективность процессов.

Для решения данной ситуации и организации paper-free пространства в Казахстане появились сервисы для юридически-значимого обмена электронными документами.

Другими словами, можно подписать документы ЭЦП в системе электронного документооборота организации, а затем отправить их контрагентам в электронном виде, без необходимости распечатывать и использовать курьерскую службу/почту.

Что нужно сделать, чтобы начать обмениваться электронными документами с контрагентами?

Многие компании не знают, с чего начать перевод процесса обмена документами в электронный формат. На самом деле все намного проще, чем кажется на первый взгляд.

  • В первую очередь, необходимо получить электронные цифровые подписи для сотрудников компании.
  • Затем выбрать сервис для юридически-значимого обмена электронными документами.

Одним из таких сервисов является «Казахстанский Центр Обмена Электронными Документами Doc24.kz» (Doc24), который был разработан и запущен разработчиками компании Documentolog. Он позволяет не только обмениваться электронными документами, но и согласовывать и подписывать договоры, отправлять и получать акты/счета-фактуры по ним, отслеживать документы до исполнителей.

  • Пригласить своих контрагентов к обмену посредством выбранного сервиса.

Какими документами можно обмениваться в электронном формате?

Благодаря использованию ЭЦП появляется возможность отправлять и принимать любые важные документы юридически-значимым способом:

  • официальные письма;
  • акты;
  • договоры;
  • счета-фактуры;
  • дополнительные соглашения,
  • и любые другие электронные документы.

Есть еще одно преимущество электронной цифровой подписи. Она дает право совершать любые сделки в электронной форме. Это предусмотрено и в Гражданском кодексе РК. Таким образом, участники сделки могут оговорить в договоре, что согласны подписать договор в электронной форме с применением ЭЦП. Такой договор приравнивается к письменной форме сделки, а его стороны выполняют свои обязательства точно так же, как если бы подписали договор собственноручно.

Можно ли передавать ЭЦП другому человеку?

Популярный вопрос среди читателей. Например, при отсутствии руководителя компании, есть ли возможность передавать другим лицам право подписывать электронные документы от его имени?

Согласно пункту 3 статьи 10 Закона «Об электронном документе и ЭЦП отмечается, что «владелец регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи юридического лица – руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе передавать работнику данного юридического лица или назначенному им лицу полномочия на использование электронной цифровой подписи от имени данного юридического лица».

То есть, в данной статье подразумевается, что руководитель может передавать только полномочия подписывать электронные документы от имени организации. Это осуществляется согласно внутреннему бизнес-процессу организации, который разрабатывается и регулируется ею самостоятельно.

Но при этом физическая передача ключей ЭЦП руководителя не осуществляется, поскольку закрытые ключи ЭЦП являются собственностью лиц, владеющих ими. И согласно пункту 2 статьи 10 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», закрытые ключи ЭЦП не могут быть переданы другим лицам.

Другими словами, первый руководитель не вправе передавать работнику компании или назначенному им лицу право на использование своего ЭЦП первого руководителя. При отсутствии руководителя уполномоченное лицо имеет право подписывать электронный документ только в качестве замещающего лица на определенный срок посредством своей ЭЦП.

Можно ли полностью исключить использование бумажных документов?

Несмотря на тенденцию ухода от бумажного делопроизводства в электронное, на сегодняшний день компании не могут полностью отказаться от использования бумаги и перейти на 100% безбумажный документооборот, поскольку есть ряд кадровых документов, копии которых законодательство обязывает хранить в бумажном варианте сроком до 75 лет либо постоянно.

Такими документами являются:

  • Трудовые договоры, контракты;
  • Личные карточки работников, в том числе временных работников;
  • Документы о состоянии и проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения и другие документы);
  • Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год;
  • Правовые акты (положения, инструкции) о персональных данных работников и прочие.

Это прописано в документе «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения», который был принят 29 сентября 2017 г. указом Министерства культуры и спорта РК.

В связи с чем, перечисленные документы можно согласовывать электронно, а уже конечную подпись ставить в бумажный документ и отправлять в архив. Это ограничение представляет некоторую сложность в ведении документооборота, в частности, приводит к накоплению огромных бумажных архивов и затрудняет процесс поиска необходимых документов.

Данный вопрос уже стоит на повестке у Министерства культуры и спорта РК. Надеемся, что в скором времени будут внесены поправки в закон, и вышеуказанные документы можно будет хранить в электронном виде.

Есть ли компании в Казахстане, перешедшие на электронное взаимодействие посредством ЭЦП?

На сегодняшний день, многие крупные компании и квазигосударственные организации Казахстана уже перешли в электронный формат ведения документооборота, поскольку документооборот в таких компаниях достигает нескольких сотен и даже нескольких тысяч документов в день.

Также есть организации которые автоматизировали не только внутренние, но и внешние процессы: например, АО «Самрук-Казына» и АО «НУХ «КазАгро» осуществляет взаимодействие со своими дочерними организациями в электронном виде посредством сервиса КЦОЭД DOC24.

Нужно ли компаниям переходить в электронный формат работы с документами? Что это им даст?

Благодаря переводу внутреннего и внешного документооборота в электронный формат достигается:

  • повышение производительности сотрудников и компании в целом;
  • обеспечение прозрачности документо-ориентированных процессов компании;
  • информационная безопасность (подписание ЭЦП обеспечивает защиту данных, утеря документов сводится к минимуму);
  • повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
  • значительная экономия финансовых средств (значительно сокращаются расходы на печать и хранение документов, услуги курьерской или почтовой службы,);
  • быстрый поиск необходимых документов.

Все эти преимущества, в конечном итоге, позволяют каждой организации , автоматизирующей работу с документами, значительно улучшить свою работу, увеличить производительность и всегда быть на шаг впереди конкурентов.

Комментарии доступны только участникам клуба NB