Сегодня, когда технологии развиваются семимильными шагами и затрагивают все стороны нашей жизни, они не могут не влиять и на работу компаний. В условиях кризиса на многих рынках, деловые структуры рассматривают различные возможности получения необходимого результата с наименьшими затратами, поэтому создание Общих центров обслуживания (ОЦО) стало новым трендом, особенно для международных компаний, которые работают в нескольких юрисдикциях.

ОЦО представляет собой концентрацию определенных функций в едином центре с полным или частичным устранением их дублирования на местах. В последнее время, на территории СНГ повсеместно создаются централизованные сервисы по поддержке клиентов (call-центры) и выводятся функции бухгалтерского учета и HR. При этом, один центр может выполнять такие бизнес-процессы для нескольких компаний или нескольких структурных подразделений. В тоже время, при выведении функций бухгалтерского учета в ОЦО, на местах могут сохраняться минимально необходимые ресурсы (к примеру, главный бухгалтер, кассиры или приемщики ТМЗ).

Ярким примером является российская горнодобывающая и металлургическая компания «Северсталь», которая использует ОЦО уже более 6 лет. ООО «Северсталь — Центр единого сервиса» ведет бухгалтерский, налоговый учет и кадровый учет для всех предприятий холдинга «Северсталь», демонстрируя положительные результаты работы. В Казахстане пионером в этом направлении является АО НК «КазМунайГаз», которая в прошлом году начала работу по созданию ОЦО для осуществления бухгалтерского и налогового учета, а также, в перспективе, и для кадрового делопроизводства.

Давайте рассмотрим данный тренд в разрезе казахстанского законодательства.

Создание ОЦО имеет ряд преимуществ, в том числе:

—  Централизация функций в специализированном подразделении, которое будет заниматься только конкретной задачей, что позволит сократить время на выполнение рутинных процессов и сократить число ошибок (в долгосрочной перспективе);

—  Стандартизация процессов и уменьшение затрат;

—  Отказ от бумажных документов, расширение работы с электронными документами.

Однако, на пути создания ОЦО непременно встречаются препятствия!

В первую очередь, это необходимые формальные процедуры создания ОЦО и заключение договоров на обслуживание с ним. Здесь следует учитывать, что, к примеру, компании с государственным участием могут заключить такие договоры только после прохождения процедур госзакупок путем тендера, хотя имеются и исключения. 

Далее, важно провести подготовительную работу, разработать детальные политики и инструкции для работников ОЦО, которые позволят быстро находить ответы и алгоритмы действий. Это необходимо ввиду отрыва ОЦО от офисов компаний и их персонала, отвечающего за отдельные операции.

Кроме того, в первое время работы ОЦО неизбежны ошибки, вызванные все той же оторванностью работников ОЦО от офиса и персонала компании.

Однако, при отработке схемы взаимодействия, эти препятствия со временем могут быть преодолены и даже конвертированы в достоинства.

Еще одним важным вопросом является документооборот между компанией и ОЦО. Создание ОЦО, как правило, интересует крупные компании со значительным объемом документооборота, следовательно, необходимо систематизировать такой документооборот, определиться, кто будет хранить документы, отраженные в законодательстве РК. В решении проблемы может помочь электронный документооборот. На данный момент законодательство РК позволяет внедрить электронный документооборот на базе различных систем с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Документы, созданные в таких системах и заверенные ЭЦП, являются электронными оригиналами и принимаются государственными органами.

Введение электронного документооборота позволит не только сократить расходы и время на пересылку документов и их хранение, но также сократит риск их утери и позволит отслеживать исполнение и авторизацию документов в системе электронного документооборота.

А теперь, внимание! При введении электронного документооборота необходимо проработать множество деталей, среди которых:

—  Вопрос передачи сотрудникам Общего центра обслуживания ЭЦП компании для подписания документов от имени компании в системе электронного документооборота, а также в системах ИС СОНО и ИС ЭСФ. Особенно важен этот момент при нахождении ОЦО за рубежом, когда передавать ЭЦП необходимо иностранцам. В зависимости от выбранной схемы работы ОЦО, данный вопрос может и не возникнуть. К примеру, если будет передана только функция обработки информации и составление отчетности в кабинете налогоплательщика, но не ее подача (то есть ОЦО осуществляет процесс, не требующий заверения результата ЭЦП), то ЭЦП может не передаваться;

—  Подготовительная работа – составление доверенностей и проработка вопросов вывоза ЭЦП (при передаче ее иностранцам), поскольку ЭЦП, в зависимости от используемых носителей, по законодательству РК могут быть признаны средствами криптографической защиты и подлежать вывозу в особом порядке;

—  Сопроводительная работа – поддержание связи с удостоверяющим центром для обеспечения бесперебойности работы и периодического обновления ЭЦП;

—  Вопросы конфиденциальности и хранения передаваемой информации. Это особенно актуально ввиду постоянного технического прогресса и быстрого устаревания средств накопления и хранения информации, а также программного обеспечения.

И, наконец, немаловажным является распределение ответственности за ошибки в ведении бухгалтерского учета между компанией и ОЦО. Так, законодательство РК предусматривает следующую ответственность:

—  Административная ответственность, налагаемая государственными органами на компанию за ненадлежащее ведение учета и сопряженные с этим последствия. К примеру, КоАП РК предусматривает ответственность за занижение сумм налогов, несвоевременное перечисление налогов в бюджет и т.д. (в случае отсутствия элементов уголовной ответственности). Несмотря на то, что учет ведет ОЦО, данная ответственность ляжет на саму компанию, однако финансовая составляющая может быть в регрессном порядке возмещена Общим центром обслуживания в виде гражданско-правовой ответственности;

—  Гражданско-правовая ответственность, вытекающая из договора с ОЦО и подразумевающая возмещение убытков, причиненных ненадлежащим исполнением обязательств по договору на оказание услуг ОЦО. В сумму возмещаемых убытков могут включаться суммы доначисленных налогов и штрафы, наложенные на компанию по вине ОЦО. Важно предусмотреть данные положения в договоре с ОЦО и не ограничиваться ответственностью в сумме полученного вознаграждения за услуги ОЦО (что является обычной практикой для гражданско-правовых договоров);

—  Уголовная ответственность также остается на ответственных лицах самой компании. Тем не менее, поскольку уголовная ответственность персональна, нельзя исключить, что при наличии доказательств она может быть возложена и на работников ОЦО.

Динамика развития ОЦО на сегодняшний день показывает, что данное направление может успешно работать и помогать казахстанскому бизнесу. Но для успешного использования, как и при любом нововведении, требуется тщательный анализ и проработка на уровне компании, поскольку в этом случае выражение о «дьяволе, кроющемся в деталях» особенно актуально.

Комментарии доступны только участникам клуба NB