Неэффективный учет и системы контроля

Мы всегда любили читать рассказы Джеймса Хэрриота. Для тех, кто никогда их не читал, рассказы Джеймса Хэрриота являются записками от первого лица о жизни ветеринара в горах Йоркшира в Англии. Джеймс и его капризный, но обаятельный партнер Зигфрид тихонько заведуют ветеринарной лечебницей. Они превосходно заботятся о своих клиентах, о животных, но их методы бухгалтерского учета и управления денежными средствами ужасны. Следующий отрывок из записок Джеймса Хэрриота повествует о попытках Зигфрида нанять первого бухгалтера для их организации. Отрывок взят из книги «О всех созданиях – больших и малых».

Мисс Харботл, являясь потенциальным кандидатом на должность бухгалтера, пришла в приемную лечебницы и остановилась у стола, который был переполнен доверху входящими и исходящими счетами, отдельными коробками с таблетками и пробирками мази коровьего вымени. Копошась с отвращением среди беспорядка, она достала старую потрепанную книгу записей и держала ее между большим и указательным пальцами. «Что это?», — поинтересовалась она.

Зигфрид подбежал вперед: «О, это наша бухгалтерская книга. Мы вносим в нее визиты из нашей книги повседневного учета, которая где-то здесь». Он порылся на столе и добавил: «А, вот она. В ней мы записываем входящие звонки от клиентов».
Госпожа Харботл изучала обе книги в течение нескольких минут с выражением изумления, которое уступило место сарказму. Она медленно выпрямилась и терпеливо сказала: «И где, позвольте спросить, ваша касса?»

«Ну, понимаете, мы просто закинули ее туда», — ответил Зигфрид и указал на кружку вместимостью в пинту в углу каминной полки. — «У нас нет того, что вы назвали бы подходящей кассой, но она хорошо справляется со своей работой».

Мисс Харботл с ужасом посмотрела на кружку. Смятые чеки и заметки выглядывали из ее краев.

Многие из них выпали вниз на рабочее пространство. «И вы хотите сказать, что уходите и оставляете деньги здесь день за днем?», — продолжала она.
«Кажется, все в порядке», — откликнулся Зигфрид.
«А как насчет мелочи?», — уточнила Мисс Харботл.
Зигфрид нервно хихикнул: «Знаете, там все внутри. Вся наличность, мелкая и наоборот».

Ситуации подобные показанной выше не являются необычными для малого бизнеса. Как сохраниться небольшой компании с таким неэффективным бухгалтерским учетом? Некоторые из них преуспевают, несмотря на непродуктивность учета, потому что основная деятельность ведется так основательно, что малоэффективность, обусловленная неудовлетворительным ведением документации, только уменьшает прибыль, а не устраняет ее вообще.

Но само собой, большинство мелких предприятий прекращают свое существование, а непроизводительный учет способствует упадку многих из них.

Безрезультатный учет ведет к множеству проблем, таких как трудности по сбору счетов, трудности с поставщиками по просроченным платежам, проблемы с получением банковских займов из-за невозможности доказать прибыльность, невозможность собрать надежные данные о расходах и доходах, чтобы принимать решения о ценообразовании, и в целом, неэффективному использованию времени. К тому же, недейственный учет часто является симптомом более фундаментального недочета, который отрицательно влияет на все аспекты бизнеса.

Вопрос: сколько «видов бухгалтерии» ведет крупная корпорация? Нет, это не вопрос о мошенничестве, секретных бухгалтерских книгах и тайных фондах на Каймановых островах. Крупная корпорация на законных основаниях ведет три вида бухгалтерии: финансовую отчетность для банков и инвесторов, налоговую отчетность для обеспечения соблюдения налогового законодательства и управленческую информационную систему для составления ежедневной подробной внутренней информации менеджерам, поскольку они управляют компанией. Теперь, сколько «видов бухгалтерии» ведет небольшая компания? К сожалению, ответ на этот вопрос часто – «нисколько».

Вот реальный пример неэффективной практики ведения учета в малом предприятии. К одному из нас обратился друг, который подумывал о покупке небольшого бизнеса по производству мебели. Эта фирма была основана и функционировала, как семейный бизнес, но теперь владельцы хотели ее продать и перейти на другое дело. Наш друг попросил о помощи в определении того, сколько нужно заплатить, чтобы купить эту фирму.

Мы попросили посмотреть бухгалтерские записи и были встревожены, но не удивлены, узнав, что «записи» были в беспорядке.

Фактически, после нескольких часов сбора потерянных данных стало ясно, что невозможно отделить расходы бизнеса от личных семейных расходов.

Скажем, это была оплата за новую сверхпрочную швейную машину или семейный отпуск в Калифорнии? В итоге, мы настоятельно предложили нашему другу, чтобы он не приобретал это предприятие по двум причинам. Во-первых, невозможно было оценить бизнес, так как из кучи данных, с помощью которых оцениваются доходы, расходы, прибыль или что-либо еще, не удалось извлечь достоверные цифры. Во-вторых, тот факт, что операционная деятельность велась без самой элементарной системы бухгалтерского учета являлся сигналом о более серьезном халатном отношении, возможно, повлиявшем на качество продукции, отношения с клиентами и все, что связано с бизнесом. Примечание: наш друг решил не приобретать эту фирму.

Ярлык, который бухгалтеры присваивают совокупности систем и процедур компании для хранения полных и точных записей, называется «внутренний контроль». Внутренние системы контроля также обеспечивают защиту ценных ресурсов и совершение только авторизованных операций. Классическим примером внутреннего контроля является разделение обязанностей. Проще говоря, идея разделения обязанностей заключается в том, что люди, которые касаются активов, такие как денежные средства, также не должны касаться учетных записей, связанных с этими активами. Физическое лицо, ответственное за складские товарно-материальные запасы, также не должно иметь доступа к записям о том, что находится на складе, потому что тогда он или она могут легко скрыть кражу, внеся корректировку в бухгалтерские книги. Человек, который вносит денежные средства на депозиты в банке, не должен быть одним и тем же человеком, который ведет записи того, сколько денежных средств состоят в каждом депозите. Если у человека есть доступ к активу и учетным записям по нему, кражу или ошибку можно легко утаить, просто скорректировав записи.

Такая характеристика разделения обязанностей должна вызвать обеспокоенность при том, что здесь мы говорим о малых предприятиях. В небольшой компании часто не представляется возможным составить подробные схемы организационной структуры с четко определенными сферами полномочий. Вместо этого каждый должен понимать, что нужно быть в ответе почти за все. Но следует помнить о совершенстве структурированных систем и правильного разделения обязанностей. Это, в свою очередь, подводит нас к знаменитому «треугольнику мошенничества».

Треугольник мошенничества представляет собой диаграмму, иллюстрирующую компоненты, которые должны быть до того, как компания может стать жертвой мошенничества. Аналогию можно провести с «пожарным треугольником», который многие из нас узнали в детстве. Для того, чтобы огонь разжегся и продолжал гореть, должны быть три компонента: тепло, кислород и топливо. Стоит убрать любой из них (распыление воды для рассеивания тепла, обсыпание огня грязью, чтобы отрезать кислород, или разрезание противопожарной перегородки, чтобы отсечь топливо для лесного пожара), и огонь тут же прекратится.

Аналогичным образом для совершения мошенничества в бизнесе должны быть три условия: давление финансовых обстоятельств, оправдание и возможность. Человек, который совершает мошенничество, сначала должен быть под каким-то финансовым давлением… как например, неоплаченные медицинские счета, член семьи с финансовыми потребностями, неудачное капиталовложение, страсть к азартным играм и так далее.

Проблема состоит в том, что обычно невозможно определить, находится ли человек под личным финансовым давлением только лишь по внешнему облику.

Но само пребывание сотрудника под финансовым давлением не приводит к мошенничеству. Он также должен быть в состоянии оправдать завладение денежными средствами или ценными товарно-материальными запасами. Иногда человек, совершающий мошенничество, говорит самому себе: «Я просто занимаю деньги; верну их на следующей неделе». Или: «Они должны мне. Я работал здесь много лет и мне всегда недоплачивали». Или: «Собственник фирмы богата. Она не заметит отсутствия нескольких тысяч долларов». Такие оправдания делать легче, так как человек ощущает повышенное собственное финансовое давление. К слову сказать, тот факт, что необходимым сигналом мошенничества является способность сотрудника оправдать нечестность подтверждает целесообразность отбора новых сотрудников по персональному этическому характеру.

Но само мошенничество не происходит без всех трех компонентов треугольника мошенничества. Третье условие – это внутренний контроль. Мошенничество случается только тогда, когда системы, действующие в компании, предоставляют отчаявшемуся человеку предполагаемую возможность совершить его и избежать наказания. Никакая система внутреннего контроля не может абсолютно гарантировать, что компания защищена от риска мошенничества, но детально продуманные методы контроля могут снизить вероятность того, что отчаянный сотрудник вовлечется в это преступление. И следует помнить, что в небольшом предприятии эти сотрудники часто являются друзьями или семьей. Таким образом, контроль помогает остановить друга от потери работы и, возможно, репутации.

Надежная система учета и внутреннего контроля – это то, что математики называют необходимым, но недостаточным условием. Первоклассная информационная система не будет гарантировать успех компании, но ее неэффективность, безусловно, будет способствовать его отсутствию.

Читать всю серию:

Часть 1. Все предприятия начинают с малого 

Часть 2. Неэффективное управление денежными средствами 

Часть 4. Неправильное установление цен на продукцию (Скоро)

Часть 5. Неконтролируемый рост (Скоро)

Авторы серии статей: 

Эрл К. Стайс
Профессор бухгалтерского учета и финансов компании Ernst & Young
Высшая школа бизнеса
Назарбаев Университет
Астана, Казахстан

Еркен Арыстан
Ассистент по исследовательской деятельности
Высшая школа бизнеса
Назарбаев Университет
Астана, Казахстан

Дерральд Стайс
Школа бизнеса и управления
Гонконгский университет науки и технологии

Джеймс Д. Стайс
Профессор бухгалтерского учета Стива В. Альбрехта
Школа управления Марриотт
Университет Бригама Янга
Прово, штат Юта, США